Comment combiner réunionnite et surplus de mail

L'agence de communication Nostromo examine comment des entreprises changent leur politique interneBientôt, vous pourrez faire ça ouvertement en réunion.

C’est le nouveau fléau des entreprises. Avant une révolution pratique, aujourd’hui le mail est devenu pour beaucoup plus un fardeau qu’un outil de communication rapide. Cela est en grande partie dû à une utilisation intempestive du medium par un certain nombre de gens (mais que ferions-nous sans chainmail ?), mais également à une multiplication naturelle du nombre d’interlocuteurs (tout le monde est en copie de tout).

Le problème, c’est que du coup classer sa boîte mail devient une tâche en elle-même, qui peut prendre un temps démesuré – un temps qui aurait pu être consacré à quelque chose de plus utile. Et vérifier ses mails devient une activité pratiquée toutes les cinq ou dix minutes. Il existe nombre de solutions pour s’organiser, comme par exemple limiter la consultation de mail à 3 séances par jour, mais qu’on le veuille ou non, le surplus de courrier électronique est là pour rester. Et ce n’est pas en multipliant les canaux de communication, comme c’est le cas avec la communication unifiée (système informatique qui unit téléphone fixe et mobile, mail, répondeur, visiophone etc.) que l’on va réduire la masse : l’homme étant ce qu’il est, on devrait plutôt assister à une multiplication (un texto pour savoir si le message répondeur a été consulté qui voulait lui-même savoir si le mail avait bien été lu, par exemple).

Les vrais problèmes émergent quand l’effet mail se combine avec la réunionnite aigüe, autre fléau de la productivité en entreprise. Là aussi, les nouvelles technologies, au lieu d’atténuer le phénomène, l’ont amplifié : maintenant que l’on peut facilement organiser des réunions en visioconférence, plutôt que de s’en tenir à une réunion tous les trois mois, il y en a maintenant une toutes les deux semaines. L’adoption par de plus en plus d’entreprise de processus d’amélioration continue ne facilite pas non plus la disparition des réunions.

Pour combattre la combinaison des deux, certaines entreprises autorisent maintenant leurs salariés à regarder leurs mails et à travailler pendant les réunions, au moins durant les moments qui ne les concernent pas. Compte tenu de la durée des festivités, cela représente un vrai gain de temps pour les participants, et évite d’éventuelles remontrances qui ont plutôt leur place dans les salles de classes que dans les bureaux… sauf si vous jouez à démineur, bien sûr.

1 réponse
  1. Simon Tripnaux
    Simon Tripnaux says:

    On note aussi que les réunions sont souvent le prétexte à la valorisation des individus en compétition, outre le fait que ce soit également un bon moyen de ne pas travailler … pour être efficace, il faut vraiment qu’il y ai une décision qui soit prise au terme de la discussion. Pareil pour les emails : sans questions, ils n’attendent pas de réponses !

    Répondre

Laisser un commentaire

Voulez-vous rejoindre la discussion ?
Commentez !

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Ce site utilise Akismet pour réduire les indésirables. En savoir plus sur comment les données de vos commentaires sont utilisées.